TUGAS
MAKALAH
MANAJEMEN PERKANTORAN
“RUANG LINGKUP PEKERJAAN KANTOR”
OLEH :
RICHA AFRIA
KASIHNINGSIH
13000658
MARS (B)
Dosen Pembimbing :
Indri
Hastuti Listyawati, SH. , MM
KOSENTRASI MANAJEMEN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT
AKADEMI MANAJEMENADMINISTRASI
AMA YPK YOGYAKARTA
2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur
saya panjatkan ke hadirat Allah SWT. Karena atas berkat rahmat dan hidayah- Nya
sehingga saya dapat menyelesaikan tugas
mata kuliah mamajemen perkantoran pada pokok bahasan “Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor” dalam bentuk
makalah.
Dalam penyusunan
tugas atau materi ini, tidak sedikit hambatan yang saya hadapi. Namun saya
menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan materi ini tidak lain berkat
bantuan, dorongan dan bimbingan dosen sehingga kendala-kendala yang saya hadapi
dapat teratasi.
Oleh karena
itu, saya mengucapkan terima kasih yang sebesar besarnya.
juga mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembimbing sehingga untuk penciptaan karya tulis lain saya bisa memberikan yang lebih baik. Semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran bagi pihak yang membutuhkan, khususnya bagi saya sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai.
juga mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembimbing sehingga untuk penciptaan karya tulis lain saya bisa memberikan yang lebih baik. Semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran bagi pihak yang membutuhkan, khususnya bagi saya sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai.
Yogyakrta, Maret 2014
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
KATA PENGANTAR ii
DAFTAR ISI iii
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang 1
B.
Rumusan Masalah 2
C.
Tujuan Penulisan 2
D.
Manfaat Penulisan 2
BAB II PEMBAHASAN
A.
Pengertian Pekerjaan Kantor 3
B.
Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor 4
C.
Macam-Macam Pekerjaan Kantor 6
D.
Fungsi dan Peran pekerjaan Kantor 12
E.
Tata Usaha Pekerjaan Kantor 14
BAB III PENUTUP
A.
Kesimpulan 18
B.
Saran 19
DAFTAR PUSTAKA 20
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Hanya
beberapa orang saja yang mengetahui betapa pentingnya serta luasnya aktivitas
”pekerjaan kertas” pada perekonomian modern ini. Pekerjaan kantor makin lama
makin menonjol, hal tersebut merupakan bagian yang vital serta integral dari
operasi-operasi perusahaan modern. Pekerjaan kantor merupakan kelompok
pekerjaan penting yang sama dengan para pekerja yang berkecimpung dalam bidang
pertanian, pertambangan, produksi, penjualan, pembangunan dan transportasi.
Manajemen
adalah suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line)
mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan, dan
pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyaifungsi
masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Dapat disimpulkan bahwa manajemen
kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan,
dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor
ini berwujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan
beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat
mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi (arsip),
pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.
Dalam proses
manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara
efisien.
Dalam
kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan,
usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara
profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran
memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akan
tugasnya, bersemangat
dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan
perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolah informasi,
sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut
dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti
kehidupan organisasi.
Untuk
mengetahui apa sebenarnya yang dimaksud dengan pekerjaan kantor itu, serta apa
saja ciri, macam dan peran dan fungsinya maka kami akan membahas hal tersebut
dalam makalah berikut.
B.
Rumusan Masalah
1. Apa
pengertian pekerjaan kantor itu?
2. Apa
cirri-ciri pekerjaan kantor itu?
3. Apa
saja macam-macam pekerjaan kantor itu?
4. Apa
fungsi dan peran pekerjaan kantor itu?
5. Apa
yang dimaksud tata usaha sebagai pekerjaan kantor itu?
C.
Tujuan Penulisan
1. Untuk
mengetahui pengertian pekerjaan kantor.
2. Untuk
mengetahui cirri-ciri pekerjaan kantor.
3. Untuk
mengetahui macam-macam pekerjaan kantor.
4. Untuk
mengetahui fungsi dan peran pekerjaan kantor.
5. Untuk
mengetahui tata usaha sebagai pekerjaan kantor.
D.
Manfaat Penulisan
1. Bagi
penulis, dapat menambah wawasan pembelajaran dan pengetahuan ilmu khususnya
mengenai pekerjaan kantor.
2. Bagi
Mahasiswa, bisa membantu mahasiswa
mengetahui materi yang berhubungan dengan pekerjaan kantor.
3. Bagi
Dosen pembimbing, makalah ini di susun untuk membantu agar mempermudah dalam
menyampaikan materi tentang pekerjaan kantor.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor (office work) dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work (pekerjaan administratif). Secara
harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang
dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang
telah ditetapkan. Melakukan bidang pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan
mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi
seorang pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan
berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya
setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.
Setiap tugas pekerjaan pokok untuk
mencapai tujuan tertentu pada suatu instansi pemerintah, swasta, maupun badan
sosial, harus didukung oleh pelayanan kantor (office Service). Menurut The Liang Gie, pekerjaan kantor merupakan
bagian dari pelayanan kantor.
G.R. Terry merumuskan pengertian
pekerjaan kantor sebagai berikut:
“Office work includes
verbal transmission of information and the producing of written records and
report providing the means by which many items may be summarized quickly to
supply a factual basis for manajerial control.”
(Pekerjaan
perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan
warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan
banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
control dari pimpinan).
William Leffingwell dan Edwin Robinson
merumuskan pekerjaan kantor sebagai berikut :
“Office
work is concerned primarily with the record of the enterprise-making records,
using records, and preserving them for future reference. These records may be
the history of transactions of enterprise, represented by the accounts, by
correspondence, by contracts, by orders, by inventories, by plans and
schedules, by reports, and by written and printed memorandums of all kids.”
(Pekerjaan kantor berkenaan
pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha pembuatan warkat-warkat,
pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari
keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah
daripada pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh
daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat
pesanan, laporan-laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak).
B.
Ciri – Ciri Pekerjaan Kantor
Pekerjaan
kantor mempunyai beberapa ciri-ciri, diantaranya adalah :
1.
Bersifat pelayanan
Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan melayani pelaksana
pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan
organisasi.
G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai
pekerjaan pelayanan (service work).
Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu
pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan,
pekerjaan kantor berperan sebagai suatu organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan
pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan,
pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh
pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun
produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila
pekerjaan kantor berhail melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.
2. Merembes segenap bagian organisasi
Oleh
karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua perkerjaan operatif.
3. Dilakukan
semua pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian
organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam
organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok
pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi
monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh
pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai
terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data
atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor
lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak
masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas
membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi
buku ekspedisi.
Apabila
kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang
telah diuraikan diatas, memperlihatkan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya
merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap
organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial
dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan
secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi
tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan.
C.
Macam – Macam Pekerjaan Kantor
Menurut
Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan
berikut :
1.
Receiving,
dispatching, and shipping orders.
2.
Billing.
3.
Correspondence,
dictation, typing.
4.
Filing.
5.
Passing
credit and collecting outstanding accounts.
6.
Handling,
distributing, and dispatching mail.
7.
Duplicating
and addressing work.
8.
Miscellaneous,
such as telephone, reciving visitors, messenger service.
9.
Special
tasks. Objectives: simplication of system; eliminaton of unnecessary work.
10. Making record ( noting down desired data).
(1.
Menerima
pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2.
Membuat
rekening.
3.
Surat
- menyurat, mendikte, mengetik.
4.
Menyimpan
warkat.
5.
Menyampaikan
hutang dan mengumpulkan perhitungan - perhitingan yang belum diselesaikan.
6.
Mengurus,
membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.
7.
Pekerjaan
memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
8.
Macam-macam
pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.
9.
Tugas-tugas
khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang
tidak perlu.
10. Membuat
warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.
G.R Terry melakukan penyelidikan pada
perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya waktu
bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan masing-masing kegiatan. Hasil
penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu kerja itu dipergunakan untuk 7 macam
kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai berikut :
Typing
(mengetik) = 24,6%
Calculating
(menghitung) = 19,5%
Checking
(memeriksa) = 12,3%
Filling
(menyimpan warkat) = 10,2%
Telephoning
(menelepon) = 8,8%
Duplicating
(menggandakan) = 6,4%
Mailing
(mengirim surat) = 5,5%
Other (lain-lain)
= 12.5%
Sheddy N.
Tjandra menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan
pembekalan serta hasil yang diperoleh, sebagai berikut :
a.
Pekerjaan
senyatanya, diantara lain meliputi :
1)
Mengetik
– Menyalin
2)
Menghitung
– Memilah-milah ( sortir )
3)
Memeriksa
– Melekatkan
4)
Menstensil
– Menandai
5)
Membubuhkan
cap/stempel – Menyampul
6)
Menelepon
– Membagi-bagi
b.
Bahan
baku
1)
Abjad/huruf
– Tanda baca
2)
Angka
– Tanda hitung
3)
Garis
– Tulisan
Apabila
diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan
kantor dapat juga dibagi dalam kelompok sebagai berikut:
a. Mengumpulkan/meghimpun, yaitu
kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya
belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana
diperlukan.
b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan
dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan
kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.
c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan
mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih
berguna.
d. Menggandakan, yaitu kegiatan
memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh
atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga
sistematis dan aman.
Pengelompokan pekerjaan kantor di atas,
merupakan tugas-tugas rutin dan berkesinambungan serta dilakukan dengan
berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan
tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.
1)
Pekerjaan
Tulis-menulis.
Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja,
prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun
sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila diperlukan. Salah
satu produk kantor tersebut adalah warkat yaitu setiap catatan tertulis maupun
bergambar, sebagi bahan laporan factual
(keadaan sebenarnya), actual (hangat)
dan reliable (nyata).
Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta,
besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang
jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas
jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada
kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan
perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan
dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik
merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai haislnya dapat menambah
relasi/hubungan lebih luas. Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa
pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan
berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan
sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
2)
Mengetik
Pekerjaan mngetik pada dasarnya merupakan pekrjaan juru
tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo,
naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan. Tujuan
Pekerjaan Mengetik Antara Lain:
a) Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
b) Mempercepat pekerjaan itulis menulis.
c) Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.
d) Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.
e) Praktis.
Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan
syarat dasar untuk melaksanakan pekrjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah
mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap
pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan
kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang
jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun
niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.
3)
Pekerjaan Menghitung
Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak
berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap
organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab
setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang
masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan
uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah
berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada
pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan
untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah,
pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN)
sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank,
sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri
dari:
a)
Balanja
pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.
b)
Belanja
barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.
c)
Biaya
transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan
sebagainya.
d)
Biaya
lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran,
biaya tamu dan sebagainya. Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus
dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.
Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang
dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari
yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan
usaha, seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang, menjual
barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang simpanan dibank, membayar ongkos
angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya. Buku-buku yang termasuk
golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan
dan sebagainya.
Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa
saja buku kas dikantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas dikantor B.
berikut diberikan satu contoh seerhana tentang cara mengerjakan buku kas. Buku
kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi nama Debet yang memuat
penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran.
4)
Pekerjaan
membuat jadwal, grafik, dan chart
Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan,
bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya
perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah
banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan. Setiap pegawai, pada
umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat,
mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis.
Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai car, antaranya dengan
membuat jadwal, grafik dan chart (tabel). Dalam bukunya, Dr. Winardi, S.E.
mengemukakan beberapa macam kegiatan yang dicakup oleh pekerjaan kantor, antara
lain sebagai berikut:
a)
Catatan (records)
Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data
finansial, rekening-rekening yang harus ditagih, skedul-skedul produksi,
keterangan-keterangan mengenai persediaan dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis
untuk menyimpan atau meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa
lampau.
Pekerjaan yang berhubungan dengan catatan-catatan kerap
kali dianggap sebagai pekerjaan administratif (clerical work) oleh karena seorang klerk/kerani/clerk, secara
harfiah berarti orang yang dipekerjakan untuk membuat catatan-catatan.
b)
Angka-angka dan
perhitungan-perhitungan
Pengerjaan
serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan trend pada
berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas dasar
sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup
tindakan-tindakan membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang
berlaku, dan mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat
dimengerti.
c)
Penyimpanan
produk-produknya sendiri
Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor
dapat digunakan pada masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail
transaksi masa lampau sering digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang
akan datang atau untuk membenarkan aktivitas masa kini atau masa lampau.
d)
Komunikasi intern
dan ekstern
Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini
anat individu di dalam lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite dan lain-lain.
Sedangkan komunikasi ekstern merupakan pertukaran pikiran atau opini antara
individu yang ada di dalam perusahaan dengan individu yang berada di luar
perusahaan. Meliputi surat-surat, order, telegram, dan lain-lain.
D.
Fungsi dan Peran Pekerjaan Kantor
Dalam kamus
bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan mempunyai kata dasar “peran” artinya sesuatu
yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan. Pekerjaan kantor mempunyai
peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber
dokumen.
Seorang
pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan
secara keseluruhan tentang perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas,
peranan pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:
1)
Bantuan bagi pimpinan (staff
function)
Pekerjaan
kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan
mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar
tepat pada sasaran.
2)
Pelayanan bagi masyarakat (public service)
Pekerjaan
kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam
mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap
kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern maupun
ekstern (pelayanan publik).
Tugas-tugas
pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang
disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila
data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau
keliru. Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat
pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat
ingatan atau sumber dukumentasi.
Berdasarkan
uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah :
a.
Melayani
pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk
untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi
pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang
tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan.
E.
Tata Usaha Pekerjaan Kantor
Baik pengertian pekerjaan kantor maupun fungsi
kantor dapat dinyatakan dengan istilah ”tata usaha”.
Menurut The Liang Gie, tata usaha
dapat dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap organisasi. Tata usaha menpunyai 3 ciri utama yaitu:
1)
Bersifat
pelayanan.
2)
Bersifat
merembes ke segenap bagian dalam organiasasi.
3)
Dilaksanakan
oleh semua pihak dalam organisasi.
Tata usaha terdiri dari 6 pola
perbuatan, yaitu :
Menghimpun : mencari dan
mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau
berserakan menjadi siap untuk digunakan
bilamana diperlukan.
Mencatat : membubuhkan
dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga
berwujud tulisan yang dapat dibaca,dikirim, dan disimpan.
Mengolah : mengerjakan
keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
Mengganda : memperbanyak
dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Mengirim : menyampaikan
dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain.
Menyimpan : menaruh dengan
berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.
Keenam aktivitas itu tidak merupakan
suatu urutan waktu, melainkan dapat berlangsung sendiri-sendiri ataupun dalam
rangkaian mulai dari aktivitas yang manapun. Selanjutnya masing-masing pola
perbuatan itu dapat meliputi berbagai pelaksanaan kerja (operations) yang lebih terperinci.
Berbagai pelaksanaan kerja yang
merupakan perincian tata usaha menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford (Office Administration, 1982) dibedakan
menjadi 8 operations, yaitu:
1.
Menulis (membuat
warkat asli)
2.
Membaca
3.
Menyalin
(menempel, memperbanyak, melubangi kartu)
4.
Menghitung
5.
Membandingkan
(mengecek)
6.
Memilah
(menggolongkan, menyatukan)
7.
Menyimpan dan menyusun
indeks
8.
Melakukan komunikasi
(menyampaikan keterangan lisan dan tertulis)
Tata usaha terdapat dalam setiap
organisasi pada tingkat pimpinan tertinggi sampai lapisan terbawah. Diantara
satuan-satuan organisasi tersebut terjadi hubungan kerja yang dapat disebut
hubungan tata usaha. Hubungan tata usaha merupakan kontak diantara segenap
satuan organisasi satu sama lain yang tidak menyangkut perintah dan tanggung
jawab, melainkan penyampaian keterangan-keterangan dalam rangka memberikan
pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif.
Hubungan tata usaha umumnya terwujud
dalam bentuk surat, formulir, salinan, kutipan, tembusan, atau warkat lainnya. Hubungan tata usaha berlangsung pula antara
suatu organisasi baik instansi pemerintah maupun swasta dengan badan dan
perseorangan dalam masyarakat.
Berikut ini yang kemudian termasuk
dalam lingkup tata usaha :
a) Korespondensi dan laporan (mengetik,
pendiktean, pekerjaan stenografis, pekerjaan mengetik, pembuatan rekening dan menyiapkan konsep surat sampai selesai
ditandatangani).
b)
Kearsipan,
meliputi korespondensi, penyusunan laporan, jasa-jasa dalam penulisan surat-surat
yang dikirim, pekerjaan duplikasi, pekerjaan mengkalkulasi, serta pekerjaan
penyimpanan surat-surat atau dokumen dalam arsip (filling).
c)
Penyetensilan
(menggandakan warkat memakai lembaran sheet dan mesin stensil).
d)
Ekspedisi
(mengirim surat-surat).
Dalam
garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:
1.
Melayani
pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan dari sesuatu
organisasi.
2.
Menyediakan
keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau
melakukan tindakan yang tepat.
3.
Membantu
kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Mengenai peranan pokok yang pertama
dari tata usaha ini Litlifield dan Peterson menegaskan sebagai berikut:
pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi
produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi
lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu.
Sebaliknya, ini adalah suatu proses
atau sekelompok proses yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari
fungsi-fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan keterangan yang
diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu.
Selanjutnya tata usaha membantu pihak
pimpinan suatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yang
tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk keperluan informasi
juga berkaitan dengan fungsi pertanggungjawaban dan fungsi control.
Akhirnya tata usaha mempunyai peranan
melancarkan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya
sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Dimana hal tersebut juga merupakan peranan dari pekerjaan
kantor.
Tata usaha kantor berkonsep modern,
menurut Prajudi Atmosudirdjo terdiri atas empat macam, yaitu:
a.
Tata
usaha umum
Tata usaha umum
yaitu tempat pengumpulan, penerimaan, pengolahan, dan penyampaian data atau
informasi secara teratur, sistematis dan terus – menerus dengan tujuan untuk memperlancar
jalannya tugas pimpinan dan jalannya tugas organisasi.
b.
Tata usaha teknis
oprasional
Tata
usaha yang mengenai segala data atau informasi, tentang jalannya oprasi –
oprasi yang dilancarkan oleh organisasi secara teknis mendetail. Tata usaha ini
dijalankan oleh setiap unit organisasi teknis fungsional dan dilaporkan secara
langsung atau tidak langasung oleh para manajer oprasi kepada administrator.
c.
Tata usaha sumber daya
(Resource)
Pada umumnya dapat digolongkan menjadi tata
usaha pegawai, tata usaha financial dan tata usaha logistic.
d.
Tata usaha khusus
Tata usaha khusus dilaksanakan untuk
memperlancar penganbilan keputusan pimpinan.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Pekerjaan kantor (office work) dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work (pekerjaan administratif). Secara
harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang
dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang
telah ditetapkan. Melakukan bidang pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan
mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi
seorang pegawai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan
berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya
setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.
Pekerjaan
kantor mempunyai beberapa ciri-ciri, diantaranya adalah :
1.
Bersifat pelayanan
2. Merembes segenap bagian organisasi
3. Dilakukan
semua pihak
Menurut
Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan
berikut :
a.
Menerima
pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
b.
Membuat
rekening.
c.
Surat-menyurat,
mendikte, mengetik.
d.
Menyimpan
warkat.
e.
Menyampaikan
hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum diselesaikan.
f.
Mengurus,
membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.
g.
Pekerjaan
memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
h.
Macam-macam
pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.
i.
Tugas-tugas
khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan yang
tidak perlu.
j.
Membuat warkat-warkat,
mencatat data yang diinginkan.
Beberapa peranan
pekerjaan kantor dapat dikategorikan dalam dua fungsi yaitu:
1)
Bantuan bagi pimpinan (staff
function)
2)
Pelayanan bagi masyarakat (public service)
Menurut The Liang Gie, tata usaha
dapat dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap organisasi. Tata usaha menpunyai 3 ciri utama yaitu:
1)
Bersifat
pelayanan.
2)
Bersifat
merembes ke segenap bagian dalam organiasasi.
3)
Dilaksanakan
oleh semua pihak dalam organisasi.
B.
Saran
Dalam makalah ini penulis menyajikan dan menjelaskan materi
yang berisi tentang Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor yang di dapat dari beberapa
referensi buku dan internet.
Dalam menyusun makalah ini tentu masih banyak kesalahan,
kekurangan dan jauh dari kesempurnaan karna manusia tak luput dari kesalahan.
Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran bagi para pembaca
demi kesempurnaan makalah ini, Semoga makalah ini dapat bermanfaat dan menambah
wawasan bagi para pembaca.
DAFTAR PUSTAKA
Gie,
The Liang. 2006. Administrasi Perkantoran
Modern, Edisi Ke-empat. Yogyakarta: Liberty
Priansa, Donni Juni dan Agus Garnida. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta
