BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Dalam Rumah sakit, satu kegiatan dalam
admistrasi yaitu masalah kearsipan. Salah satu jenis kegiatan yang banyak
dilaksanakan diberbagai rumah sakit pemerintah maupun rumah sakit swasta ialah
pekerjaan menyimpan rekam medis, arsip data perawat atau dokumen penting
lainnya. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan atau
kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting dalam administrasi,
yakni sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan
kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan, kebijaksanaan, penilaian,
pengendalian, dan pertanggung jawaban. Tetapi walaupun begitu ada juga rumah
sakit-rumah sakit yang belum melakukan penataan arsipnya dengan baik. Kearsipan
merupakan salah satu macam pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh
setiap rumah sakit, baik rumah sakit pemerintah maupun swasta. Masih banyak
dijumpai arsip yang hanya di tumpuk didalam gudang sehingga cepat rusak
dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan banyak orang menganggap bahwa
pekerjaan kerasipan hanya pekerjaan mudah dan remeh, padahal jika di tinjau
lebih dalam pekerjaan ini membutuhkan penanganan yang khusus untuk menjamin
kelangsungan rumah sakit. Beberapa faktor yang menyebabkan rumah sakit belum
atau tidak melakukan penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang
adanya kesadaran pegawai, khususnya pimpinan rumah sakit akan pentingnya
penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Kemungkinan faktor lain adalah
tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan. Sistem kearsipan
yang baik adalah sistem yang mudah dilaksanakan praktis dan ekonomis, mudah
dimengerti, tidak memakan tempat dan sesuai bagi rumah sakit yang bersangkutan.
B.
Rumusan
Masalah
Dari
latar belakang di atas maka rumusan masalah dari makalah ini adalah:
1.
Apa pengertian
kearsipan?
2.
Apa pengertian rekam
medis di rumah sakit?
3.
Bagaimana sistem
penyimpanan rekam medis di rumah sakit?
4.
Bagaimana
langkah-langkah pengarsipan rekam medis
di rumah sakit?
C.
Tujuan
Dari rumusan masalah
di atas maka tujuan dari makalah ini adalah:
1.
Untuk mengetahui
pengertian kearsipan.
2.
Untuk mengetahui
pengertian rekam medis di rumah sakit
3.
Untuk mengetahui
sistem penyimpanan rekam medis di rumah sakit.
4.
Untuk mengetahui langkah-langkah
pengarsipan rekam medis di rumah sakit.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Kearsipan
Menurut
Wursanto Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali dengan mudah.
Menurut
Pasal 1 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang pokok pokok arsip, arsip adalah:
1.
Naskah-naskah yang dibuat
dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2.
Naskah-naskah yang
dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak
apapun, baik keadaan tunggal atau pun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 09/Kep/M.Pan.2003 Manajemen kearsipan adalah bagaimana
mengelola arsip sejak diciptakan, dipergunakan, dirawat sampai disusutkan
secara efektif dan efesien.
Sementara menurut Amsyah, Manajemen
Kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan,
pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan,
pemindahan dan pemusnahan.
Wursanto
membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya:
1.
Arsip menurut subjek
atau isinya
a.
Arsip Keuangan
Jenis
arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat
perintah membayar tunai, surat penagihan, daftar gaji.
b.
Arsip Kepegawaian
Jenis
arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai,
surat lamaran, surat surat pengangkatan pegawai, absensi pegawai.
c.
Arsip Pemasaran
Jenis
arsip yang berhubungan dengan masalah masalah pemasaran seperti surat
penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan
barang.
d.
Arsip Pendidikan
Jenis
arsip yang berhubungan dengan masalah masalah pendidikan seperti Garis Garis
Besar Program Pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar
absensi siswa dan guru.
2.
Arsip menurut bentuk
dan wujudnya
a.
Surat
b.
Pita rekaman
c.
Piringan hitam
d.
Mikro Film
3.
Arsip menurut sifat
kepentingannya
a.
Arsip nonessensial,
yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan
dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu
lama (tidak penting). Contohnya antara lain: Surat atau kartu undangan,
pengumuman hari libur, memo atau nota tentang hal-hal yang tidak penting.
b.
Arsip yang diperlukan
(useful archieves), yaitu arsip yang
masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang
masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3
tahun). Contohnya antara lain: Surat perintah jalan, surat keterangan pegawai,
surat telegram.
c.
Arsip penting (important archieves), yaitu arsip yang
mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan
sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari penggantinya
karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam membantu kelancaran pekerjaan.
Contohnya antara lain: Surat keputusan (pengangkatan, pemindahan,
pemberhentian), daftar sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara
pemeriksaan keuangan.
d.
Arsip vital (vital archieves), yaitu arsip yang
bersifat permanen, langgeng, disimpan untuk selama - lamanya. Contohnya antara
lain: Akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil
ujian jabatan pegawai, dokumen-dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk
pegawai.
4.
Arsip menurut
fungsinya
a.
Arsip dinamis, yaitu
arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari. Arsip ini dapat dibedakan menjadi 3 macam menurut fungsi dan
kegunaannya yaitu :
1)
Arsip aktif, yaitu
arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
2)
Arsip semi aktif,
yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
3)
Arsip inaktif, yaitu
arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
b.
Arsip statis, yaitu
arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.
Fungsi
arsip dan kearsipan didunia kerja dapat dipaparkan sebagai berikut:
1.
Nilai informasional
yang perlu, misalnya untuk pengambilan keputusan. Nilai informasional dalam
proses menuju penentuan kebijakan yang menyangkut banyak orang dan perlu
memperhatikan kesinambungan serta perkembangan.
2.
Bahan untuk penulisan
sejarah Keuskupan atau Tarekat.
3.
Penyimpanan dokumen
sebagai alat bukti otentik (yang juga berlaku di pengadilan).
4.
Sebagai pedoman kerja.
Tujuan
arsip dan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungan jawab
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi
kegiatan pemerintah. Selain itu tujuan dari sistem kearsipan adalah:
1.
Agar arsip dapat
disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2.
Menunjang terlaksananya
penyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna.
Peralatan
yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama
dengan alat alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya,
peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri
dari:
1.
Map yaitu berupa
lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.
Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, Stopmap
bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih
dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik di
rak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa
tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi
mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam
filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat
memuat banyak lembaran arsip.
2.
Folder merupakan
lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya
untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam
filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak
dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapi
dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang
menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks
yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
3.
Guide adalah lembaran
kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab
guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks
klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang
diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsip
menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan
subyek-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi.
4.
Filing Cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang
yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas
atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk
tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder
gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal,
berlaci ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet,
lateral filing cabinet, dan sebagainya.
5.
Almari Arsip adalah
almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya
bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknya
disusun/ditata secara vertikal lateral (vertikal berderet ke samping), sehingga
susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun
ditata di dalam rak arsip.
6.
Berkas Kotak (Box file) adalah kotak yang dipergunakan
untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya
dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang
sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun
secara vertikal (vertikal berderet ke samping).
7.
Rak Arsip adalah sejenis
almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau
arsip. Arsip ditempatkan di rak susun secara vertikal lateral yang dimulai
selalu dari posisi kiri paling atas menuju ke kanan, dan seterusnya ke bawah.
8.
Rotary Filling adalah
peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip (terutama
berupa kartu).
9.
Cardex (Card Index) adalah alat yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci
yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah
atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.
10. File
yang dapat dilihat (Visible reference
record file) adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang
bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.
B.
Pengertian
Rekam Medis
Rekam Medis adalah keterangan baik yang
tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnesa, penentuan fisik,
laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang diberikan
kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat. Secara sederhana, rekam medis seakan-akan
hanya merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji
lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih luas dari pada catatan
biasa, sesudah tercermin segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan
dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan
maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seseorang pasien yang
datang ke rumah sakit.
Rekam medis mempunyai pengertian, yang
sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan. Akan tetapi mempunyai
pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis. Penyelenggaraan
rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya
pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medik pasien selama
pasien itu mendapat pelayanan medik di rumah sakit. Dan dilanjutkan dengan
penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta
pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan/peminjaman
apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya.
Yang bertanggung jawab atas pemilikan
dan pemanfaatan Rekam Medis adalah Direktur Rumah Sakit, pihak Direktur
bertanggung jawab atas hilang, rusak, atau pemalsuaannya, termasuk
penggunaannya oleh badan atau orang yang tidak berhak. Isi rekam medis dimiliki
oleh pasien yang wajib dijaga kerahasiaanya, terutama oleh petugas kesehatan
yang bertugas di ruangan selama pasien dirawat, tidak seorangpun diperbolehkan
mengutip sebagian atau seluruh Rekam Medik sebuah Rumah Sakit untuk kepentingan
pihak-pihak lain atau perorangan, kecuali yang ditentukan oleh peraturan
perundang-undangan yang berlaku. Berkas rekam medik sebuah rumah sakit tidak
boleh dikirimkan ke tempat keperawatan lain jika seandainya pasien dirujuk
untuk mendapatkan perawatan lanjutan di institusi atau rumah sakit lain, yang
dikirimkan cukup resume (kesimpulan) saja.
Isi rekam medis rumah sakit merupakan
komponen penting dalam pelaksanaan kegiatan manajemen rumah sakit, rekam medik
rumah sakit harus mampu menyajikan informasi lengkap tentang proses pelayanan
medis dan kesehatan di rumah sakit, baik dimasa lalu, masa kini maupun
perkiraan masa datang tentang apa yang akan terjadi. Aspek Hukum Peraturan
Menteri Kesehatan tentang pengisian rekam medik dapat memberikan sanksi hukum
bagi rumah sakit atau petugas kesehatan yang melalaikan dan berbuat khilaf
dalam pengisian lembar-lembar rekam medik.
Ada dua jenis rekam medis rumah sakit,
rekam medis untuk pasien rawat jalan termasuk pasien gawat darurat berisi
identitas pasien, hasil anemnesis (keluhan utama, riwayat sekarang, riwayat
penyakit yang pernah diderita, riwayat keluarga tentang penyakit yang mungkin
diturungkan atau yang ditularkan diantara keluarga), hasil pemeriksaan, (fisik
laboratorium, pemeriksaan kasus lainnya), diagnostik karja, dan pengobatan atau
tindakan, pencatatan data ini harus diisi selambat-lambatnya 1 x 24 jam setelah
pasien diperiksa. Rekam medik untuk
pasien rawat inap Hampir sama dengan isi rekam medis untuk pasien rawat jalan,
kecuali persetujuan pengobatan atau tindakan, catatan konsultasi, catatan
perawatan oleh perawat dan tenaga kesehatan lainnya, catatan observasi klinik,
hasil pengobatan, resume akhir, dan evaluasi pengobatan.
Tujuan rekam medik adalah menunjang
tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis
yang baik dan benar, tidak mungkin tertib administrasi rumah sakit akan
berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan
salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah
sakit. Kegunaan Rekam Medis Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa
aspek, antara lain:
1.
Aspek Administrasi, Suatu
berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena Isinya menyangkut
tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para
medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
2.
Aspek Medis, Sebagai
dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada
seorang pasien.
3.
Aspek Hukum, Suatu
berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah
adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha untuk
menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan.
4.
Aspek Keuangan, Suatu
berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data/informasi
yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan.
5.
Aspek Penelitian, Suatu
berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data/informasi
yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan
dibidang kesehatan.
6.
Aspek Pendidikan, Suatu
berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi
tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan
kepada pasien.
7.
Aspek Dokumentasi,
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut
sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan
pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.
Dengan melihat beberapa aspek tersebut
diatas, rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas yaitu:
1.
Sebagai alat
komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian
didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.
2.
Sebagai dasar untuk
merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit
dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit.
3.
Sebagai bahan yang
berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang
diberikan kepada pasien.
4.
Melindungi kepentingan
hukum bagi pasien, rumah sakit maupun Dokter dan tenaga kesehatan dan lainnya.
5.
Menyediakan data-data
khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan.
6.
Sebagai dasar ingatan
penghitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien.
7.
Menjadi sumber ingatan
yang harus didokumentasikan.
C.
Sistem
Penyimpanan Rekam Medis Di Rumah Sakit
Sebelum menentukan suatu sistem
yang akan dipakai perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk pengurusan
penyimpanan yang ada dalam pengelolaan Rekam Medis. Ada dua cara pengurusan
penyimpanan dalam penyelenggaraan Rekam Medis yaitu:
1.
Sentralisasi
Sentralisasi
ini diartikan penyimpanan Rekam Medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik
catatan kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien
dirawat. Sistem ini disamping banyak kelebihan juga ada kekurangannya.
Kelebihan
sistem penyimpanan sentralisasi: Mengurangi terjadinya pengganaan dalam
pemeliharaan dan penyimpanan Rekam Medis. Mengurangi jumlah biaya yang
dipergunakan untuk peralatan dan ruangan. Tata kerja dan peraturan mengenai
kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan. Memungkinkan peningkatan
efisiensi kerja petugas penyimpanan. Mudah menerapkan sistem unit record.
Kekurangan
sistem penyimpanan sentralisasi: Petugas
menjadi lebih sibuk, karena harus menangani Unit Rawat Jalan dan
Unit Rawat Inap.
2.
Desentralisasi
Dengan
cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan
rekam medis penderita di rawat. Rekam medis poliklinik disimpan di satu tempat
penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita di rawat disimpan di bagian
pencatatan medis.
Kelebihan
: Efisiensi waktu, sehingga pasien
mendapat pelayanan lebih cepat. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih
ringan.
Kekurangannya
: Terjadi duplikasi dalam pembuatan
rekam medis. Biaya yang diperlukan untuk perawatan dan ruangan lebih banyak.
Secara teori
cara sistem sentralisasi lebih baik dari pada cara sistem desentralisasi,
tetapi pada pelaksananya sangat tergantung pada situasi dan kondisi
masing-masing rumah sakit. Hal-hal yang mempengaruhi yang berkaitan dengan
situasi dan kondisi tersebut antara lain karena terbatasnya tenaga yang terampil,
khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis. Kemampuan dana Rumah Sakit
yang dikelolah oleh Pemerintah Daerah.
Sistem penyimpanan adalah sistem
yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan
dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan
cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan
pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik
berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya
ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem
penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem mana (sering disebut
sistem abjad), sistem geografis, dan sistem subjek. Sedangkan yang
berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem
subjek numerik. Pada umumnya sistem
penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah
sistem abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek.
Alur Rekam Medis dan Staf Rekam
Medis Alur rekam medis pasien rawat jalan dari mulai pendaftaran hingga
penyimpanan rekam medis secara garis besar (Menurut Depkes) adalah pasien
membeli karcis di loket pendaftaran. Pasien dengan membawa karcis mendaftar ke
tempat penerimaan pasien Rawat Jalan. Petugas tempat penerimaan, pasien Rawat
Jalan mencatat pada buku register nama pasien, nomor Rekam Medis, identitas,
dan data sosial pasien dan mencatat keluhan pada kartu berobat rumah sakit.
Petugas tempat penerimaan pasien membuat kartu berobat untuk diberikan kepada
pasien, yang harus dibawa apa pasien berobat ulang. Pasien ulangan yang sudah
memiliki kartu berobat disamping harus memperlihatkan karcis juga harus
menunjukan kartu berobat kepada petugas akan mengambil berkas Rekam Medis
pasien ulangan tersebut. Kartu berobat rumah sakit dikirim ke poli yang dituju
sesuai dengan keluhan pasien, sedangkan pasien datang sendiri ke poli. Petugas
poli mencatat pada buku Register Pasien Rawat Jalan nama, nomor rekam medis,
jenis kunjungan, tinakan atau pelayanan yang diberikan dan sebagainya. Petugas
di Poli (perawat) membuat laporan atau rekapitulasi harian pasien Rawat jalan.
Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian Rekam Medis dan untuk yang belum
lengkap segera diupayakan kelengkapannya. Petugas rekam medis membuat
rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk membuat laporan dan statistik rumah
sakit. Berkas Rekam Medis pasien disimpan menurut nomor Rekam Medisnya.
Kepemilikan Rekam Medis Sesuai praktek Kedokteran, berkas rekam medis
menjadi milik Dokter, Dokter gigi, sarana pelayanan kesehatan. Sedangkan isi
rekam medis dan lampiran dokumen menjadi milik pasien. Pengorganisasian Rekam
Medis Pengorganisasian rekam medis
sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 749/Menkes/Per/XII/1989 tentang
Rekam Medis dan pedoman pelaksanaanya. Untuk pembinaan, pengendalian dan
pengawasan tahap rekam medis di lakukan oleh pemerintah pusat.
D.
Langkah-langkah
Pengarsipan Rekam Medis Di Rumah Sakit
Bila dirinci secara seksama, maka
langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip rekam medis di rumah sakit adalah:
1.
Pemeriksaan adalah
langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar arsip
berupa rekam medis untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut sudah
“siap untuk disimpan” maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya
kepada bagian administrasi dan kepala bagian rekam medis.
2.
Mengindeks adalah
pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap yang
biasanya berupa angka yang dimulai dari awal berdirinya rumah sakit, sehingga
pasien baru akan mendapat nomor rekam medis sesuai kedatangannya ke rumah
sakit.
3.
Memberi tanda/pengkodean,
dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran
dengan warna yang mencolok yang berisi tuliasan yang biasanya dapat beisi suatu
hal yang sangat penting berkaitan dengan pasien, sebagai contoh adalah seorang
pasiaen yang alergi terhadap suatu kandungan obat maka di kode tersebut di beri
tanda agar saat dokter memberikan obat dapat menghindari kandungan obat
tersebut.
4.
Menyortir adalah
mengelompokkan rekam medis sesuai urutan nomor rekam medisnya untuk persiapan
kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk memudahkan
dalam pengembalian rekam medis ke lemari rekam medis.
5.
Menyimpan yaitu
menempatkan dokumen atau rekam medis sesuai dengan sistem penyimpanan dan
peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan
efesien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan
sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana
mempergunakan almari arsip. Serta untuk memudahkan penemuan kembali rekam medis
yang akan digunakan kembali oleh pasien.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Dari
pembahasan makalah yang berjudul Kearsipan Rekam Medis Di Rumah Sakit maka
dapat di simpulkan bahwa:
1.
Arsip adalah kumpulan
warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali dengan mudah.
2.
Rekam Medis adalah
keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnesa,
penentuan fisik, laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik
yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan
maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
3.
Sistem penyimpanan dan
penyelenggaraan rekam medis dilakukan dengan 2 cara yaitu sentralisasai (rekam
medis memusat pada satu bidang khusus yang menanggani seluruh rekam medis) dan
desentralisasi (rekam medis berada bagian-bagian yang membutuhkan saja)
4.
Langkah-langkah
penyimpanan rekam medis yaitu pemeriksaan, mengindeks,member tanda, menyortir,
dan menyimpan.
B.
Saran
Dari
pembahasam malkalah yang berjudul Kearsipan Rekam Medis Di Rumah Sakit adalah:
1.
Rumah sakit seharusnya
mempunyai ruangan khusus rekam medis yang berdekatan dengan bagian pendaftaran
pasien sehingga dalam pencarian rekam medis pasien dapat dilakukan dengan
cepat.
2.
Rumah sakit seharunya
mempunyai tenaga professional yang menangani rekam medis den peralatan yang
memadai untuk penyimpanan rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
